关于进一步规范旅行社业务档案工作的

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各区旅游局、各旅行社：

根据国务院《旅行社管理条例》、国家旅游局《旅行社管理条例实施细则》和《湖北省旅游条例》以及省旅游局《关于学习贯彻旅游法规  规范旅行社经营行为的通知》（鄂旅游管理文[2006]77号）的文件要求，结合我市旅行社业务发展实际，现就进一步规范旅行社业务档案工作通知如下：

一、强化旅行社业务档案管理的必要性

旅 行社业务档案是旅行社业务组团活动的主要文字记载形式，是旅行社旅游服务质量、旅游安全与诚信信息的窗口，同时体现旅行社的经营管理水平与能力。《旅行社 管理条例实施细则》第四条明确规定“旅行社招徕、接待旅游者，应当制作和保存完整的业务档案”。各旅行社要从行业发展和企业长远利益的战略高度充分认识加 强企业内部管理的必要性，以科学的态度，重视旅行社业务档案的管理。要以业务档案的建立与管理工作为重点，进一步健全制度、完善各项管理措施，规范企业经 营操作行为，加强企业基础工作。各级旅游行政管理部门要把加强旅行社业务档案管理与学习贯彻科学发展观、社会主义荣辱观、依法治旅、行业诚信建设等工作结 合起来，加大旅行社业务档案的检查、指导工作力度，以此为切入点，推动行业诚信建设和规范化建设，为全市旅游业的健康、可持续发展打下坚实基础。

二、旅行社业务档案制作，保存要求

旅行社业务档案是指旅行社业务组团档案，即指旅行社在招徕、接待旅游者，提供旅游服务等业务活动中形成的有价值的文字、图表、声像等历史记录，是企业发展的必要条件。

（一）业务档案的内容

依据《旅行社管理条例实施细则》及相关行业管理规定与标准，旅行社业务档案应包括九大要件：

1、旅游合同：即旅行社与旅游者签订的由旅游和工商行政管理部门统一印制并编号登记的旅游合同；

2、导游派遣单（或出团通知书）：要明确团号、组团（地接）人数、目的地、地接社、导游、旅游车辆、时间、通讯联络方式等相关事项；

3、行程安排表：应注明具体出发时间、线路、景点、游乐项目、购物点数及交通、食宿、餐饮等相关内容和标准，应有旅行社签章和游客代表签字；

4、地接社确认件：内容须与行程安排相一致，并有合法地接社完整名称和印章；

5、团队保险单（保险公司确认件）：包括旅行社报送的原件和保险公司回执及游客意外保险单复印件；

6、旅游用车合同：包括机场、火车站接送游客用车，必须“一团一车一合同”，有营运资质旅行社的自备车辆要附出车任务单；

7、附件：包括补充协议、条款，其它相关资料等；

8、游客意见反馈表：应注明团号、导游姓名、目的地、人数、评价内容，填写人（游客）需注明姓名、通讯联络方式、地址。组团人数10人以内的团队游客最少填写1份，10—20人填写2份，以此类推；

9、导游带团小结：应注明本团队出团日期、团号、游客人数（包括小孩、老人等特殊群体）、目的地、地接社名称、地陪姓名等基本情况，真实记录团队在吃、住、行、游、购、娱等方面的服务质量以及游客反映情况，对个人的操作表现作出书面小结等。

（二）业务档案立卷

为利于规范操作和管理，旅行社业务档案实行统一样式，即每卷业务档案分为档案卷面、目录、内容（组团档案）等三个部分。

1、卷面：每卷档案用牛皮纸或其它硬质纸制作封面（或采用通用档案封面），封面标明“XXXX旅行社旅游业务组团档案”字样，注明起止时间、份数、制作人、保管人、案卷编号等。

案卷编号格式为：200X—XX—XX，即年份—月份—当月案卷序号。

2、目录：标明序号、日期、旅游目的地、页码等。

3、档案内容：即依序整理的各旅游团队资料。

（三）业务档案的制作、保存

1、及时归档立卷。旅游团队返回后，导游应及时将相关资料收集交至旅行社档案制作（保管）人员整理，旅行社当月所有出团团队资料应在最后一个团队返回后，一周内分别按规定立卷归档完毕。

2、档案资料应按保存件规定的书写墨水填写或复写方式复写；合同、导游任务派遣单、行程单等主件应填写所有规定内容与项目，不留空格空项，确实需要省去的内容可用复印件归档。缺件的业务组团档案应由具体经办人或责任人写出书面说明，连同组团资料一并归档。

3、档案按九大要件排列顺序整理；每卷档案内容的顺序按当月使用的合同号或团号顺序进行装订。合同号（团号）的编写格式为：旅行社名称汉语拼音第1个字母大写+年份+月份+编号（统一用阿拉伯数字）。

4、业务档案应按通用的文档规格装订方法制作。

5、严格执行旅行社业务档案保存规定，旅游档案保存期最少为2年。

三、加强旅行社业务档案管理的措施

1、 深入学习贯彻旅游法规，规范经营行为。旅行社业是特许行业，旅行社旅游服务质量直接关系到广大游客的切身利益和行业诚信建设。旅游法规是旅行社业务经营活 动必须遵守的行为准则。各旅行社要从学习贯彻相关法规知识入手，组织从业人员认真学习相关法律法规和专业技术知识，使每个员工熟悉掌握行业操作标准，做到 守法经营，规范操作，自觉增强法制意识和诚信意识。

2、 建立完善旅行社业务档案管理制度。各旅行社要将业务档案管理作为企业管理的重要基础工作内容，依据相关法律法规和行业服务质量标准，结合本社经营规模、业 务流程等实际，进一步分解各岗位档案管理相关工作职责，制定严格的业务档案管理制度，如档案资料回笼制度，业务档案保管制度等，保证业务档案制作、保存的 质量和时效要求。

3、 实行业务档案责任制。各旅行社要指定一人专（兼）职负责业务档案资料的归档、检查及档案的制作和保管工作，并明确一名副总经理以上人员负责业务档案的管 理。设立门市部的旅行社要配备专（兼）职档案员，并进行专业培训。各旅行社要将明确的档案管理人员及负责人名单报局备案。

4、加强日常监督检查。各级旅游行政管理部门要把旅行社业务档案管理作为规范旅行社经营行为的重点内容，加强监督、检查和指导，将旅行社业务档案的管理工作，纳入旅行社年检、导游员年检的考核内容。对各种违规行为，要按照有关法规的要求，依法给予严肃处理。

二OO九年一月六日